Eine Visitenkarte, viele Hände, mehrere Wochen – und wie daraus ein Klick wurde

Einleitung

Eine Visitenkarte zu bestellen klang bei diesem Kunden – einem filialstarken Handelsunternehmen mit mehreren Gesellschaften – nach fünf Minuten Arbeit. In Wirklichkeit war es ein erstaunlicher Umweg: Bestellung per E-Mail, dazu eine Excel-Liste, in die jeder seine Daten eintippte. Waren genug Bestellungen zusammen, gingen sie an die Druckerei. Die erstellte Freigaben, schickte sie an den Einkauf, der an den Mitarbeiter, der gab frei, zurück an den Einkauf, zurück an die Druckerei. Für ein Stück Karton durchlief eine Bestellung mehrere Hände und mehrere Wochen. In einer digitalen Zeit ein bemerkenswerter Aufwand. Wir haben uns diesen Ablauf aus eigener Initiative angesehen – und ihn von Grund auf neu gebaut: als schlanke Anwendung in Microsoft 365, mit Power Apps, SharePoint und Power Automate.

Der alte Weg: viele Hände für ein Stück Karton

Der Reiz des Beispiels liegt darin, wie normal dieser Ablauf wirkte – und wie viele Beteiligte er trotzdem band:

1. 1Bestellung per E-Mail anstoßen und die Excel-Vorlage anfordern.
2. 2Kontaktdaten von Hand in die Excel-Liste eintippen.
3. 3Warten, bis genug Bestellungen für einen Sammelauftrag zusammenkamen.
4. 4Sammelliste an die Druckerei; die erstellte daraus Freigabe-PDFs.
5. 5Freigaben zurück an den Einkauf, von dort an jeden einzelnen Mitarbeiter.
6. 6Mitarbeiter prüft und gibt frei – zurück an den Einkauf, zurück an die Druckerei.

Jeder Schritt für sich war harmlos. In Summe entstand ein Prozess ohne Standard, ohne Status und ohne klare Verantwortung – abhängig von Postfächern, Excel-Versionen und Geduld. Und jede Freigabeschleife existierte nur, weil niemand vorher sah, wie die Karte am Ende tatsächlich aussehen würde.

Das war kein Visitenkarten-Problem, sondern ein Prozessproblem

Solche Abläufe gibt es in fast jedem Unternehmen mit verteilten Mitarbeitenden, festem Corporate Design und einem externen Dienstleister – von der Visitenkarte über Bedarfsanforderungen bis zu Freigaben. Fachlich sind sie trivial, operativ aber unübersichtlich, weil sie nie bewusst gestaltet wurden. Genau deshalb eignen sie sich, um zu zeigen, was operative Digitalisierung im Alltag wirklich bedeutet: nicht ein großes System, sondern einen sauberen Ablauf mit eindeutigen Daten, klaren Rollen und einer verlässlichen Übergabe.

Die Lösung: der Visitenkarten-Bestellprozess in Power Apps und SharePoint

Entstanden ist eine schlanke Anwendung, die vollständig in der bestehenden Microsoft-365-Umgebung des Unternehmens läuft – kein neues System, keine zusätzliche Softwarewelt, keine Daten außer Haus. Drei Bausteine greifen ineinander:

visitenkartenservice · antrag

Vergrößern

Drei Details, die den Unterschied machen

Die Karte, bevor sie gedruckt wird

Herzstück ist eine maßstabsgetreue Live-Vorschau: Während der Mitarbeiter Name, Funktion, Telefon und Co. eingibt, entsteht daneben in Echtzeit die fertige Visitenkarte im Corporate Design – exakt so, wie sie später aus dem Druck kommt, inklusive Logo, Kontakt-Icons, Gesellschaftsadresse und optionalem QR-Code. Damit verschwindet der eigentliche Grund für die alte Korrekturschleife: Die Freigabe passiert nicht mehr nachgelagert bei der Druckerei, sondern beim Ausfüllen. Was der Mitarbeiter absendet, ist bereits das geprüfte Ergebnis.

visitenkartenservice · prüfung & freigabe

Vergrößern

Richtige Vorlage, richtige Daten – automatisch

Niemand wählt mehr eine Vorlage aus oder tippt eine Firmenadresse ab. Welche Kartenvorlage gilt – etwa Standard- oder Filial-Visitenkarte –, ergibt sich automatisch aus der Gruppenzugehörigkeit des Mitarbeiters im Azure-AD. Gesellschaft, Adresse und Kostenstelle kommen aus SharePoint-Stammdaten. So ist jede Karte von vornherein korrekt und markenkonform, ohne dass jemand Corporate-Design-Regeln im Kopf haben muss. Bei mehreren Gesellschaften und vielen Standorten ist genau das der Punkt, an dem der alte Excel-Weg regelmäßig scheiterte.

Vom Antrag zum Druck: ein Klick statt einer Sammelmail

Der Einkauf sieht in seiner Übersicht alle Anträge und löst die Übergabe an die Druckerei per Knopfdruck aus. Im Hintergrund sammeln zwei Power-Automate-Flows die passenden Anträge, erzeugen daraus eine strukturierte CSV-Datei, legen sie für die Druckerei ab und markieren die enthaltenen Anträge als exportiert – damit nichts doppelt läuft. Aus „Excel-Liste pflegen und mailen“ wird ein einziger Klick mit sauberem, einheitlichem Datenformat.

visitenkartenservice · einkaufs-übersicht

Vergrößern

Warum bewusst im eigenen Microsoft 365 – nicht als neues Tool

Für einen wiederkehrenden internen Ablauf lohnt sich selten eine eigene Spezialsoftware mit eigener Anmeldung, eigenem Lizenzmodell und eigener Datenhaltung. Power Apps, SharePoint und Power Automate sind in den meisten Unternehmen längst vorhanden – sie müssen nur als Prozessplattform genutzt werden. Die Lösung läuft deshalb im bestehenden Tenant: Anmeldung über das gewohnte Microsoft-Konto, Rollen über die vorhandenen Gruppen, Daten unter der eigenen Governance. Kein zusätzliches System, das gepflegt, geschult und bezahlt werden will.

Was der Betrieb heute davon hat

Aus einem vielstufigen E-Mail-Prozess ist ein geführter Self-Service geworden:

• Mitarbeitende bestellen selbstständig – mit maßstabsgetreuer Vorschau statt Blindeingabe in Excel.
• Jede Karte ist von vornherein korrekt und markenkonform, weil Vorlage und Stammdaten automatisch stimmen.
• Die Korrektur- und Freigabeschleife mit der Druckerei entfällt weitgehend.
• Der Einkauf übergibt gebündelt per Klick – einheitliches Format, keine Sammelmails.
• Jeder Antrag ist mit Status und Historie nachvollziehbar, statt in Postfächern verstreut.
• Mehrere Gesellschaften und Filialen laufen über denselben Prozess, ohne Sonderwege.

Operative Digitalisierung beginnt selten mit dem großen Transformationsprojekt. Sie beginnt bei den kleinen, wiederkehrenden Abläufen, die niemandem gehören und trotzdem jeden Monat Zeit kosten. Der Visitenkarten-Prozess ist dafür ein Musterfall: erst den Ablauf verstehen, dann mit vorhandenen Bordmitteln sauber bauen – und aus vielen Händen wird ein Klick. Dasselbe Prinzip trägt für Bedarfsanforderungen, Freigaben, Onboarding oder jede andere interne Bestellung.

FAQ